Quali devono essere le caratteristiche del protocollo informatico di un ente pubblico?

di Avv. Giovanni Reho – Il protocollo informatico degli enti pubblici è disciplinato dal DPR. N. 445/2000, art 53, che stabilisce le informazioni minime obbligatorie per la registrazione di protocollo. Ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni deve essere registrato mediante la memorizzazione di specifici elementi informativi: il numero di protocollo generato automaticamente dal sistema in forma non modificabile, la data di registrazione assegnata automaticamente e registrata in forma non modificabile, il mittente per i documenti ricevuti o il destinatario per quelli spediti, l’oggetto del documento, la data e il protocollo del documento ricevuto se disponibili, e l’impronta del documento informatico se trasmesso per via telematica.

La segnatura di protocollo, disciplinata dall’art. 55 del menzionato DPR rappresenta l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Le informazioni minime previste comprendono il progressivo di protocollo, la data di protocollo e l’identificazione in forma sintetica dell’amministrazione o dell’area organizzativa. L’operazione di segnatura deve essere effettuata contemporaneamente alla registrazione di protocollo e può includere ulteriori informazioni come il codice identificativo dell’ufficio, l’indice di classificazione del documento e ogni altra informazione utile.

Il documento informatico protocollato acquisisce particolare rilevanza probatoria secondo quanto stabilito dal Codice dell’Amministrazione Digitale. Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata, oppure quando è formato attraverso un processo che garantisce sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e la sua riconducibilità all’autore.

La giurisprudenza di legittimità ha chiarito che il registro di protocollo costituisce atto pubblico dotato di fede privilegiata. Come affermato dalla Cassazione Penale, Sez. V, n. 4424 del 1998, il registro di protocollo di un ufficio della pubblica amministrazione costituisce atto pubblico, essendo destinato a fare fede del ricevimento o della spedizione di atti da parte dell’ufficio, con la conseguenza che le attestazioni in esso contenute sono idonee a produrre effetti giuridici sia all’interno della pubblica amministrazione che nei confronti di terzi.

Il protocollo informatico attesta con fede privilegiata elementi specifici relativi alla gestione documentale dell’ente, nel senso che il registro di protocollo ha natura intrinsecamente fidefacente, in quanto la sua funzione certificativa è quella di attestare con fede privilegiata la data e la successione nel tempo della ricezione o della spedizione di atti da parte di un ufficio della pubblica amministrazione.

I contenuti attestanti del protocollo comprendono quindi la certezza temporale della ricezione o spedizione del documento, l’identificazione univoca del documento attraverso il numero progressivo, la provenienza o destinazione del documento, l’oggetto sintetico del contenuto e la collocazione organizzativa all’interno dell’ente. Questi elementi costituiscono prova privilegiata fino a querela di falso.

Per quanto riguarda la trasmissione tra pubbliche amministrazioni, secondo quanto previsto dall’art. 47 del Codice Dell’Amministrazione Digitale le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono mediante posta elettronica o in cooperazione applicativa e sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta verificata la provenienza. La verifica della provenienza può avvenire attraverso firma digitale, segnatura di protocollo, sistemi di posta elettronica certificata o altri sistemi che consentano di accertare la provenienza secondo la normativa vigente.

Il documento protocollato si caratterizza quindi come elemento fondamentale del sistema di gestione documentale degli enti pubblici, dotato di specifiche garanzie formali e sostanziali che ne assicurano l’integrità, la tracciabilità e il valore probatorio nell’ambito dell’attività amministrativa e nei rapporti con i terzi.

Avv. Giovanni Reho, rehoandpartners

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