Focus: gli sportelli di conciliazione ICAF

Allo scopo di diffondere la cultura della mediazione civile, ICAF dal 2011 ha attivato degli Sportelli di Conciliazione informativi aperti a tutti, dai cittadini ai professionisti, alle pubbliche amministrazioni. ICAF gestisce questi sportelli in collaborazione con i propri mediatori civili, ovvero quei mediatori che hanno seguito il percorso di formazione abilitante presso l’Ente di Formazione ICAF e operano come mediatori nel rispetto delle norme, del Regolamento e dell’etica di ICAF.

TIPI DI SPORTELLO
Esistono principalmente tre tipi di sportello ICAF:

– SPORTELLO COMUNALE: il Comune, a seguito di bando pubblico, sceglie l’Organismo di Mediazione la cui proposta sia più idonea e consona alle proprie necessità e con questo stipula e sottoscrive una convenzione.
Il Comune mette a disposizione all’interno delle proprie strutture una sala in cui si possano svolgere gli incontri di sportello e un’altra per lo svolgimento delle eventuali mediazioni che potrebbero essere avviate dagli utenti dello sportello.
La stessa modalità vale per gli Sportelli aperti presso altre istituzioni pubbliche come ad esempio gli Ordini Professionali.

– SPORTELLO CONVENZIONATO CON IL COMUNE: il Comune, a seguito di bando pubblico, sceglie l’Organismo di Mediazione la cui proposta sia più idonea e consona alle proprie necessità e con questo stipula e sottoscrive una convenzione.
Il luogo messo a disposizione per l’attività di sportello può essere privato (studio di architetto, geometra, notaio…) o all’interno di un’associazione.
Il gestore dello sportello è un mediatore formato ICAF.

– SPORTELLO PRIVATO: uno o più mediatori ICAF possono decidere di gestire uno sportello autonomamente all’interno del proprio studio o altrove, l’importante è che ci siano almeno n.2 stanze e siano garantite le condizioni di riservatezza degli ambienti (e ovviamente il rispetto della norma e del Regolamento di ICAF).

GARANZIA DI IMPARZIALITÀ E RISPETTO DELLE NORME
Gli Sportelli di Conciliazione ICAF tengono in considerazione tutte le norme vigenti in materia di riservatezza e imparzialità a garanzia e tutela degli interessi delle parti sin dal momento della prima informazione.
In particolare le novità introdotte dal DM 139/2014 sono rispettate non solo in quanto ciò rappresenta il doveroso rispetto dell’impianto normativo di riferimento ma anche e soprattutto per l’etica che il mediatore deve saper porre a servizio delle parti nell’ambito del procedimento di mediazione.

A COSA SERVE UNO SPORTELLO?
L’obiettivo degli Sportelli di Conciliazione ICAF è quello di diffondere la cultura della mediazione civile e delle altre forme di gestione alternativa delle controversie, attraverso incontri con gli utenti che possono essere cittadini, professionisti, aziende, associazioni e pubbliche amministrazioni.
Il gestore dello sportello, sempre coadiuvato dall’Organismo di Mediazione (che mette a disposizione un ventaglio di professionisti per garantire agli utenti una consulenza a 360°), incontra gli utenti presso lo sportello GRATUITAMENTE, fornendo loro tutte le informazioni necessarie perché possa decidere autonomamente come proseguire rispetto alla controversia portata all’attenzione.
Nel caso in cui l’utente scelga di avviare una mediazione civile, non c’è obbligo di avviarla presso l’Organismo ICAF titolare dello sportello; il vantaggio di avviarla presso ICAF (compatibilmente con la territorialità e l’imparzialità) è che si può avere l’assistenza gratuita di un esperto nella compilazione dell’istanza di mediazione.

COME PROMUOVERE LA CONOSCENZA DELLA SPORTELLO?
L’aspetto più difficile nel gestire uno sportello è comunicarne l’esistenza e far sapere a cittadini, professionisti, associazioni e pubbliche amministrazioni che c’è.
La convenzione stipulata tra ICAF e il gestore dello Sportello di Conciliazione impone degli obblighi al gestore, soprattutto per quanto riguarda la promozione dello sportello:

• organizzare, in collaborazione con l’Organismo di Mediazione, un primo incontro informativo (inaugurazione) per promuovere al proprio bacino d’utenza, a cittadini, imprese  e pubbliche amministrazioni l’esistenza dello sportello;
• divulgare la cultura della mediazione civile e dell’ADR tramite servizio di sportello per almeno n.4 ore settimanali da concordare con ICAF;
• organizzare (promozione e didattica), in collaborazione con ICAF, n.2 seminari annui informativi e formativi gratuiti diurni o serali finalizzati alla divulgazione della cultura della mediazione civile e dell’ADR;
• assistere professionalmente il proprio bacino d’utenza nell’avvio di procedimenti di mediazione civile;
• istituire una mailing list dedicata allo scopo di inviare (tramite l’email di ICAF riservata allo sportello) a tutti i propri contatti le iniziative informative, formative e gli aggiornamenti in materia di mediazione civile e ADR organizzati;

Il gestore dello sportello, al fine di rendere il conto dell’attività svolta, invia ogni mese ad ICAF il report dello sportello (n. incontri svolti, n. persone incontrate, materie portate all’attenzione, attività svolte per promuovere e pubblicizzare lo sportello), allegando le customer satisfaction che farà compilare a tutti gli utenti che si presentano allo sportello; questo questionario è utile per comprendere se gli utenti sono soddisfatti del servizio e altre informazioni utili (provenienza dell’utente, età anagrafica, in che modo è venuto a conoscenza del servizio…).

Gli Sportelli di Conciliazione ICAF, nel rispetto degli obblighi imposti dalla certificazione UNI EN ISO di ICAF, devono sottostare a rigidi obblighi come da convenzione.

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