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L’obbligo di fatturazione elettronica ha migliorato notevolmente l’efficienza aziendale, soprattutto in termini di contabilità.

Pubbliche Amministrazioni e imprese private di piccole, medie e grandi dimensioni hanno potuto investire tempo e denaro in altre attività, sempre più proiettate alla crescita dei brand e alla ricerca del valore aggiunto.

Tale cambiamento è ormai in atto in tutto il territorio italiano. A partire dal biennio 2017-2019, infatti, i sistemi digitali hanno soppiantato sia le procedure manuali sia l’immobilizzazione di ampi spazi da dedicare agli archivi. Di seguito entreremo nel dettaglio sui vantaggi dei nuovi sistemi di gestione.

Fatturazione elettronica, motivi per cui è meglio della contabilità manuale

Dopo qualche difficoltà iniziale, la stragrande maggioranza delle aziende ha ammesso di aver ottenuto una serie di miglioramenti dal passaggio dal vecchio al nuovo sistema. Tra i punti di forza della fatturazione digitale vale la pena ricordare la riduzione netta dei tempi, addirittura fino a 1/5 rispetto alla gestione manuale.

Un altro vantaggio è legato alla precisione e alla completezza dei dati. Una volta inserita l’anagrafica di clienti e fornitori, i sistemi sono in grado di verificare la coerenza delle informazioni mediante l’inserimento di una parola chiave.

Questa può essere la ragione sociale dell’impresa, il nome del titolare o la partita IVA, con comparsa dei risultati in pochi secondi.

Da non trascurare il fatto di annullare il rischio di multe, di non dover più stampare moduli e di tenerli in stanze dedicate all’archiviazione per il periodo previsto dalla legge. Ciò consente non solo di risparmiare carta, inchiostro, spazio e tempo in ricerche, ma anche di mantenere i documenti in ordine e di fare una scelta etica per l’ambiente.

Attualmente, i fornitori più all’avanguardia non prevedono nemmeno l’installazione di un software. Un esempio è il servizio di fatturazione elettronica Edok, ideale per le piccole, medie e grandi imprese.

Quando la fatturazione digitale non porta ad alcun beneficio?

Le risposte sono fondamentalmente due: procedura sbagliata in tutto o in parte, oppure software inadeguato. Nel primo caso occorre fare un esame critico dei passaggi effettuati, in modo da verificare quali siano gli errori commessi; nel secondo, invece, è necessario andare alla ricerca di un altro programma.

Per una corretta gestione delle ricevute è bene dedicare più tempo e attenzione al vaglio dei tools più in linea con le esigenze della propria attività, in modo da evitare problemi in seguito. In particolare, è consigliabile la scelta di uno strumento con le seguenti caratteristiche:

  • semplicità e velocità d’invio, ricezione, consultazione, approvazione e scambio
  • interfaccia intuitiva
  • impostazioni in lingua italiana
  • compatibilità con i principali sistemi operativi
  • spazio sufficiente per conservazione e archiviazione dei documenti in linea con le disposizioni in vigore
  • notifiche in tempo reale
  • annullamento del rischio di rallentamenti ai dispositivi
  • compatibilità con più formati (xml, PDF, JPEG, etc…)
  • opportunità di registrazione delle copie di cortesia
  • protocolli di sicurezza all’avanguardia
  • possibilità di accedere a un periodo di prova (demo) o a funzionalità gratuite (pacchetti free)
  • per le opzioni in modalità acquisto o in abbonamento, ottimo rapporto qualità-prezzo.

Conclusioni

Sistemi di questo tipo consentono di gestire correttamente la contabilità, sia a livello B2B (business to business) sia B2C (business to consumer). Permettono di caricare le fatture sul database gestionale interno e di scriverle correttamente, prendendo come riferimento dei modelli standard. Solo così è possibile evitare errori nei conteggi e sanzioni.

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