Quando un’azienda decide di partecipare ad un evento come una fiera, uno degli aspetti di cui dovrebbe preoccuparsi di più è la progettazione e l’organizzazione dello stand dove verranno accolti clienti e visitatori che parteciperanno all’evento. Lo stand infatti è di fondamentale importanza in quanto rappresenta l’azienda stessa e quindi è l’immagine dell’azienda all’interno della fiera: è infatti il luogo dove si incontreranno i clienti e anche luogo di comunicazione durante l’evento.

Prima di decidere come progettare lo stand, è importante capire che tipologia di stand andremo ad installare: potremo infatti scegliere fra uno stand costruito con materiali tradizionali, oppure uno stand gonfiabile come quelli del sito gonfiabili-pubblicitari. I secondi negli ultimi anni hanno riscosso sempre più successo per motivazioni legate alle loro forme, la modularità, gli elevati livelli di personalizzazione e alla velocità con cui possono essere installati e rimossi.

Per quanto riguarda invece gli stand tradizionali esistono 2 diverse tipologie di stand: quelli modulari e quelli su misura. Gli stand modulari sono più adeguati per alcune manifestazioni, quelli su misura invece sono più adatti per le fiere più importanti in quanto garantiscono alti livelli di personalizzazione sulla base delle proprie specifiche e esigenze.

Prima di procedere alla progettazione dello stand, è essenziale sempre iniziare con un incontro con il cliente al fine di cercare di ottenere il maggior numero di informazioni sia sul cliente stesso che sulla fiera dove lo stand verrà installato. Durante questa fase è molto importante capire quale sia la strategia dell’azienda per quanto riguarda l’evento,  chi è il pubblico cui l’azienda si rivolge, quali sono gli obiettivi e quale il messaggio che si vuole comunicare partecipando all’evento e tramite lo stand.

Dopo aver ricevuto tutte queste informazioni, bisogna passare al momento in cui si parla del budget che l’azienda ha a disposizione per l’evento: dopo aver ricevuto tutte le informazioni necessarie, potremo infatti comunicare all’azienda se il budget è adeguato per la realizzazione dello stand o se oppure è necessario cambiare qualcosa. E’ infatti essenziale che, prima di procedere alla realizzazione dello stand, tutti i costi relativi alla progettazione e all’allestimento siano ben definiti per evitare brutte sorprese in un secondo momento che potrebbero portare dei rallentamenti nell’esecuzione dei lavori.

Altri aspetti da tenere ben presenti sono la tipologia di fiera, lo spazio a disposizione, l’ubicazione dello stand, i regolamenti in essere (soprattutto qualora la fiera si svolga in un altro paese) il pubblico e i competitor che saranno presenti: tutti questi elementi vanno tenuti presente e sono di fondamentale importanza per ottenere dei riscontri positivi da parte di clienti e visitatori durante l’evento.

Si passa poi alla scelta della forma dello stand (aperto a isola, aperto a penisola, aperto su 2 lati o su un lato, aperto a L) che si andrà a installare per poi finire andando a progettare il layout definendo anche contemporaneamente le varie aree funzionali (reception, area espositiva, area meeting, etc.) che andranno a comporre lo stand stesso.

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