Negli ultimi anni, ha preso sempre più piede l’attività di digitalizzazione dei documenti, una specializzazione di molti professionisti del mondo dell’informatica che mira a rendere in digitale qualsiasi formato di supporto cartaceo/analogico, dal documento alla foto, dalla pellicola su bobina al biglietto visita.

Questo rappresenta un’operazione estremamente utile ai giorni nostri, poiché scongiura la possibilità di smarrire documenti, evita il deterioramento dovuto allo scorrere del tempo e soprattutto permette di organizzare, catalogare e di conseguenza richiamare un numero infinito di file in mondo ordinato e perfettamente fruibile da chiunque.

Ovviamente si tratta di un’attività molto specializzata, che non tutti possono svolgere e che, soprattutto se necessaria in ambito professionale e lavorativo, richiede l’operato di personale qualificato che sia preparato a queste operazioni.

Molti tra i migliori professionisti del settore, in più, si affidano oggi a una particolare forma di stoccaggio (o storage) che prevede l’utilizzo di un cloud, uno spazio virtuale dove i documenti possono trovare posto in modo del tutto sicuro e fruibile dal cliente.

Il Cloud è importante poiché rappresenta una forma di garanzia in più (scongiurando la possibilità di smarrimento anche dell’eventuale memoria fisica deputata all’immagazzinamento dei dati) anche perché può avvenire in tempo reale con la digitalizzazione del documento stesso.

Questa è una delle grandi comodità garantite dal cloud: far sì che un documento digitale possa essere subito conservato evitando passaggi intermedi che possano rendere più lunga o complessa l’operazione.

Le tipologie di software in Cloud sono moltissime, vediamo quali sono le principali.

Software che usiamo ogni giorno

Non ce ne rendiamo neanche conto, ma in realtà la maggior parte di noi utilizza quotidianamente dei software in cloud, ossia programmi che hanno “sede” direttamente sul web e non necessitano di installazione di software sul proprio pc o applicazioni sul proprio smartphone. Pensiamo a Google stesso e ai motori di ricerca in generale, così come molti programmi di contabilità gestita da servizi esterni.

Il vantaggio di utilizzare programmi in Cloud è anzitutto di natura pratica: si tratta di programmi accessibili facilmente che non richiedono supporti di installazione. Questo li rende fruibili da qualsiasi piattaforma, al contrario degli omologhi fisici che sono disponibili solo su precisi terminali.

Inoltre in questo modo è possibile utilizzarli da qualunque postazione pc o tablet – se previsto – nonché da un numero diverso di persone, cosa che garantisce in ambito aziendale maggiore versatilità ed efficienza in qualsiasi settore.

Un vantaggio per la digitalizzazione

Inutile specificare che utilizzare software in cloud messi a disposizione, eventualmente, da un’azienda a cui ci si affida e che cura la digitalizzazione della propria impresa, sia doppiamente vantaggioso poiché consente di godere di tutti i vantaggi sopracitati e allo stesso tempo creare in tempo reale un database di documentazioni virtuali, senza alcun utilizzo di spazio fisico e, neanche a dirlo, estrema precisione nell’immagazzinamento che si rivelerà utile in tutti i momenti in cui i documenti, i contratti, le fatture e quant’altro andranno richiamati per essere consultati in tempi rapidi.

 

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